Als archiefbeheerder wil ik een verbeterde afleiding van archiveringsparameters

[MarcoKlerks]

...zodat gebruik gemaakt wordt van de zaakobjecttype-gegevens (zie o.a. #1849 ) en zodat de poging tot het afleiden van archiveringsparameters niet bij één keer blijft.

Deze user story omvat 2 aandachtpunten / verbeteringen t.a.v. het run-time gedrag Afleiden van archiveringsparameters (zrc-021).

1. Wijziging n.a.v. introductie zaakobjecttypen

Als #1849 heeft geleid tot andere velden in de 'brondatumArchiefprocedure' van een resultaattype of tot wijzigingen in de enumeratie van het veld 'afleidingswijze', dan moet het run-time gedrag Afleiden van archiveringsparameters (zrc-021) hier ook op aangepast worden.

2. Als het niet lukt, probeer het later opnieuw

Daarnaast zie ik nog een ander ernstig gebrek van dit gedrag. Er staat dat dit gedrag - het bepalen van de archiefnominatie en archiefactiedatum - bij het afsluiten van de zaak MOET gebeuren. Dit is echter in de praktijk vaak niet mogelijk en wel in de volgende situaties:

• De afleidingswijze is "hoofdzaak", maar de hoofdzaak loopt nog en heeft dus nog geen einddatum.
• De afleidingswijze is "zaakobject" maar het datumveld op een van de gekoppelde objecten heeft nog geen waarde (bijvoorbeeld, de boom is nog niet gekapt, het speelobject is nog niet verwijderd, het contract is nog niet verlopen en wordt zwijgend verlengd, etc.),
• De afleidingswijze is "gerelateerde_zaak", maar niet alle gerelateerde zaken hebben al een einddatum,
• De afleidingswijze is "vervaldatum_besluit", maar de vervaldatum is nog niet bekend (er wordt stilzwijgend verlengd of het besluit komt pas te vervallen als er een nieuw besluit is.

Bij het afsluiten van de zaak kan dus weliswaar een eerste poging worden gewaagd om de archiefactiedatum te berekenen, maar vaak zal dat niet lukken. Ik stel voor dat er periodiek automatisch wordt gecontroleerd op afgesloten zaken zonder archiefactiedatum en dat er een nieuwe poging wordt gewaagd. Mogelijk is immers de einddatum o.i.d. op gekoppelde zaken of objecten inmiddels wel ingevuld.

[hdksi]

Dit is volgens mij prima met een notificatiepatroon op te lossen:

1. In de Catalogi API verwijs je voor zaaktypen 'personeelsdossier' naar attribuut datum_uit_dienst in een Medewerker API voor de brondatumArchiefprocedure.
2. De Zaken API abonneert zich op notificaties over objecten waarmee opgeslagen zaken relaties hebben (bijvoorbeeld 'Medewerkers').
3. Bij het afsluiten van de zaak is 'datum_uit_dienst' leeg. de archiefactiedatum kan niet worden bepaald en blijft dus ook leeg.
4. De medewerker gaat uit dienst. datum_uit_dienst wordt ingevuld. Daarover wordt genotificeerd.
5. De Zaken API ontvangt de notificatie en vult de archiefactiedatum op basis van datum_uit_dienst plus de archiefactietermijn voor het zaaktype in de Catalogi API.

Dit patroon vereist gedrag van de Zaken API, maar ook van registers waarin objecten zijn opgeslagen. Het betreft dus geen 'autonoom' gedrag van de Zaken API. Ik vraag me daarom af of dit niet eerder in een architectuuruitwerking thuishoort dan in de (gedrags)specificaties van één specifieke API.

Verder is de gedragsspecificatie inderdaad wat tegenstrijdig, maar wat volgens mij niet fout. Er staat inderdaad:

Het resultaat van een zaak is bepalend voor het archiefregime. Bij het afsluiten van een zaak MOETEN de attributen Zaak.archiefnominatie en Zaak.archiefactiedatum bepaald worden uit het Zaak.Resultaat [...]

Maar ook (en daarmee wordt gedoeld op de beschreven uitzonderingssituaties):

Indien de archiefactiedatum niet bepaald kan worden, dan MAG er geen datum gezet worden. Dit kan voorkomen als de brondatum niet bepaald kan worden of de archiefactietermijn niet beschikbaar is.

Goed om dit even duidelijker te beschrijven.

[MarcoKlerks]

Ik zou niet uitgaan van een Medewerker API, maar van een objecttype "medewerker". Verder kan het notificatiepatroon best werken.

Nu zal "datum_uit_dienst" geen vast datumveld worden in de objecten-API, maar moet dit veld geconfigureerd worden op het objecttype. Het zou mooi zijn als je in de objecttypen-API op geconfigureerde velden zou kunnen instellen of een wijziging leidt tot een notificatie.